TÜRK DİŞHEKİMLERİ BİRLİĞİ KONGRE VE FUAR YÖNETMELİĞİ

TÜRK DİŞHEKİMLERİ BİRLİĞİ
KONGRE VE FUAR YÖNETMELİĞİ

(28-29-30 Ekim 2022 tarihli  TDB 19.Olağan Genel Kurul Kararı ile yürürlüğe girmiştir.)

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Amaç
MADDE 1 - (1) Bu Yönetmelik’in amacı mesleki, bilimsel ve teknolojik gelişmelerin dişhekimlerine aktarılması için Türk Dişhekimleri Birliği tarafından veya Türk Dişhekimleri Birliği’nin görevlendireceği dişhekimleri odası yahut odaları tarafından düzenlenecek olan etkinliklerin esasları ile idari ve mali konularını düzenlemektir.

Kapsam
MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik; Türk Dişhekimleri Birliği ve/veya dişhekimleri odaları tarafından düzenlenecek etkinliklerde görev alan kişi ve kurumları kapsar.

Hukuki Dayanak
MADDE 3 - (1) Bu Yönetmelik 3224 sayılı Türk Dişhekimleri Birliği Kanununun 22 nci, 26 ncı ve 47 nci maddelerine dayanılarak ha­zırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4 - (1) Bu Yönetmelikte geçen deyimlerden;
a) TDB           : Türk Dişhekimleri Birliği’ni,
b) Oda           : Bu Yönetmelik kapsamındaki etkinliği düzenlemekle görevlendirilen dişhekimleri odasını/odalarını,
c) MYK          : Türk Dişhekimleri Birliği Merkez Yönetim Kurulu’nu,
ç) Organizasyon Komitesi : Kongre ile ilgili çalışmaları yürütecek kurulu
d) Başkan       : Organizasyon Komitesi Başkanı’nı,
e) Genel Sekreter: Organizasyon Komitesi Genel Sekreteri’ni,
f) Sayman       : Organizasyon Komitesi Saymanı’nı,
g) Alt Komite   : Bu Yönetmelikte belirtilen veya belirlenen usule göre kurulan komiteleri,
ğ) Yürütme Kurulu: Organizasyon Komitesi Başkanı, Genel Sekreteri ve Saymanından oluşan kurulu,
h) Kongre       : Dişhekimliği alanındaki mesleki, bilimsel ve teknolojik gelişmelerin sempozyum, panel, konferans, serbest bildiri, poster sunumu ve/veya online aktiviteler ile dişhekimlerine sunulmasını içeren etkinliği,
ı) Fuar / Sergi: Dişhekimliği alanındaki teknolojik ürünlerin ve gelişmelerin sunulmasına  yönelik organizasyonları,
i) Etkinlik        : Bu yönetmelik kapsamındaki ulusal ve uluslararası kongre, fuar/sergi ve sempozyumu,
j) Denetçi        : MYK tarafından görevlendirilen ve Uluslararası Kongrenin tüm hesaplarını denetleyerek raporlayacak akredite bağımsız denetçi kurumu
k) MSS           : Meslek Sorunları Sempozyumu’nu,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜMÜ
Etkinlik Takvimi, Tarihi ve Yeri

Uluslararası Kongre Takvimi ve Yeri
MADDE 5 - (1) TDB Uluslararası Kongre ve Fuarı her yıl, MYK tarafından verilen kararla, olağanüstü bir durum olmadıkça, Eylül ayının son haftasında veya Ekim ayının ilk haftasında yapılır.
(2) Uluslararası Kongre ve Fuar, her yıl yapılır. Kongre ve fuarın düzenleneceği yere, MYK tarafından karar verilir.

Uluslararası Sempozyum
MADDE 6 - (1) Uluslararası sempozyumları düzenleyecek odalar her yıl başvuran odalar arasından MYK tarafından belirlenir. Oda/odalar, bu başvuru sırasında sempozyumun ana konusu, tahmini bütçesi, mekanı ve çalışma programına ilişkin önerilerini içeren bir dosyayı MYK’ya sunar.

MADDE 7 - (1) Sempozyumun yeri ve tarihi, görevli oda/odaların teklifi ve MYK’nın onayı ile belirlenir.

Meslek Sorunları Sempozyumu
MADDE 8 - (1) MSS, mesleki veya örgütlenme sorunlarının tartışılmasına yönelik toplantıdır.
(2) MSS, MYK tarafından davet edilen kişiler ile Oda Başkanı ve Oda Genel Sekreterinin katılımıyla yapılır.
(3) MSS’nin yapılacağı yer ve tarih MYK tarafından belirlenir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Organizasyon Komitesinin Oluşumu, Çalışmaları, Görev ve Yetkileri

Organizasyon Komitesinin Oluşumu
MADDE 9 - (1) Organizasyon Komitesi, Oda Yönetim Kurulu Başkanı ve Oda Saymanı ile Oda Yönetim Kurulu tarafından atanan Alt Komite Başkanları ve Organizasyon Komitesi Genel Sekreterinden oluşur. Organizasyon Komitesine atananların isimleri yedi gün içinde Oda tarafından MYK’ya bildirilir.
(2) Organizasyon Komitesi içinde, müzakerelere katılma hakkı olan ancak oy hakkı bulunmayan bir kişi Etkinlik Sorumlusu olarak MYK tarafından görevlendirilir. Etkinlik Sorumlusu, etkinlikle ilgili olarak Oda ve MYK arasındaki ilişkileri koordine eder.
(3) Oda Yönetim Kurulu Başkanı Organizasyon Komitesi Başkanıdır.
(4) Oda Saymanı, Mali Komitenin Başkanı ve etkinliğin de saymanıdır.
(5) Başkan, Organizasyon Komitesi`ne başkanlık yapar ve komiteyi temsil eder. Başkanın yokluğunda kendisine Genel Sekreter vekillik eder.
(6) Genel Sekreter, etkinliğin bütün işleri ile yazışmalarının yapılmasını takip ve koordine eder; kayıtların düzenli olarak tutulmasını sağlar.
(7) Sayman, Etkinliğin doğrudan yapılabilecek ödemelerini bizzat yapar, bütün mali işlerini takip eder, kayıtların mali disipline uygun ve kontrole açık bir şekilde tutulmasını sağlar.
(8) Başkan; etkinliğin, ya­zışmalarından ve diğer idari işlerinin yürütülmesinden Genel Sekreter ile birlikte, mali işlerin yü­rütülmesi ile ilgili olarak da Sayman ile birlikte sorumludur.

Organizasyon Komitesinin Çalışmaları
MADDE 10 - (1) Organizasyon Komitesi en az ayda bir kez toplanır. Her Organizasyon Komitesi toplantısında bir sonraki toplantının yer ve zamanı belirlenir. Organizasyon Komitesi, Başkanın yazılı daveti üzerine olağanüstü olarak da toplanabilir. İlgililerin bildirdikleri iletişim adreslerine elektronik olarak gönderilen davet de yazılı davet yerine geçer.
(2) Organizasyon Komitesi toplantıları en az üye tam sayısının yarısının bir fazlasının katılımı ile yapılır. Kararlar, hazır bulunanların çoğunluğu ile alınır. Eşitlik halinde, Başkanın taraf bulunduğu görüş yönünde karar alınmış sayılır.
(3) Mazeretsiz olarak üst üste üç olağan toplantıya gelmeyenlerin Organizasyon Komitesi üyelik­leri düşer ve yerlerine, atama yapılır.
(4) Organizasyon Komitesi`nin kararları, TDB mühürlü, her sayfası numaralandırılmış Etkinlik Karar Defterine kaydedilir. Etkinlik Karar Defteri MYK tarafından oluşturulan elektronik sistemde dijital olarak da tutulabilir.
(5) Yazışmalar, Organizasyon Komitesi Başkanı veya Genel Sekreteri tarafından yapılır. Yazışmalardan MYK’ya, herhangi bir araçla yazılı olarak bilgi verilir. İhtiyaç olduğunda resmi kurumlar ve yurtdışı yazışmaları TDB tarafından doğrudan yapılabilir.
(6) Organizasyon Komitesi belirlenip göreve başladıktan sonra en geç bir ay içinde Etkinlik Logosunu önerir ve MYK’nın onayı ile Logo belirlenir.
(7) Çeşitli kişi ve kuruluşlarla yapılan protokoller ilgili komite başkanının uygun görüşüyle, Organizasyon Komitesi Başkanı ile birlikte Genel Sekreteri veya Saymanı tarafından yapılır. TDB Ağız Diş Sağlığı Muayene ve Tedavi Ücret Tarifesinde belirlenen muayene ücretinin (KDV Hariç) 200 katını aşan bütçesi olan protokollerde MYK onayı gereklidir.
(8) TDB Ağız Diş Sağlığı Muayene ve Tedavi Ücret Tarifesinde belirlenen muayene ücretinin (KDV Hariç) 200 katına kadar olan harcamalar Yürütme Kurulundaki iki üyenin imzası ile yapılır ve Organizasyon Komitesine herhangi bir araçla yazılı olarak bilgi verilir. Bu tutarın üzerindeki harcamalar Organizasyon Komitesinin teklifi ve MYK’nın onayı ile yapılır.
(9) Organizasyon Komitesi, bütün çalışmalarını etkinliğin bilimsel, sosyal ve mali başarısını hedefleyerek, MYK ile eşgüdüm içinde yürütür.

Organizasyon Komitesinin Görev ve Yetkileri
MADDE 11 - (1) Organizasyon Komitesi`nin görev ve yetkileri şunlardır:
a) Etkinliğin dili, ana konusu, tahmini bütçesi, mekânı ve çalışma programına ilişkin önerilerini onay için MYK’ya sunmak,
b) Alt Komitelerde görev alacakları belirlemek ve bilgi için MYK’ya sunmak,
c) Etkinliğe katılımı arttırmak için yurt içinde ve yurt dışında girişimlerde bulunmak, MYK onayı ile temsilciler göndermek.
ç) Yaptığı bütün çalışmaları, Organizasyon Komitesi toplantıları sonrasında ve ayda birden az olmayan periyotlarla MYK’ya rapor olarak sunmak,
d) Etkinlik ile ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek,
e) Oturum Başkanını ve yardımcılarını belirlemek,
f) Etkinlik düzenlemesi ile ilgili olarak gerekli kişi, kurum ve kuruluşlarla ilişki kurmak, sözleşme görüşmelerini yürütmek ve MYK ile işbirliği içinde sözleşmelerin yapılmasını sağlamak,
g) Etkinlik ile ilgili hizmetler için gerektiğinde personel istihdam etmek, iş ve hizmetlerin profesyonel kuruluşlarca yürütülmesi için görüşmeler yapmak, teklifler almak ve sözleşmeler yapmak,
ğ) Etkinlik Onursal Başkanı adayları ile ilgili teklifleri hazırlayarak MYK onayına sunmak,
h) Etkinlik katılım ve stant ücretleri ile ilgili teklifleri hazırlayarak MYK onayına sunmak,
ı) Açılış ve kapanış törenlerinde konuşma düzenini genel protokol esaslarına göre hazırlamak,
i) Etkinlik katılımcılarına, konferans verenlere, panelistlere, Oturum Başkanı ve yardımcıları ile firmalara katılım ve teşekkür belgesi hazırlayıp takdim etmek,
j) Sosyal ve kültürel etkinlikler düzenlemek,
k) Alt komite çalışmalarının koordinasyonu sağlamak,
l) Yurt dışı ilişkilerde MYK’ya yardımcı olmak,
m) Etkinliğe ait gerektiği kadar banka hesabı açmak veya açılmış hesapları devralmak,
n) Etkinlik ile ilgili bütün dokümanları ve Etkinlik raporunu kongre bitim tarihinden sonra en geç 15 gün içinde MYK’ya sunmak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Alt Komiteler, Oluşumları, Çalışma Yöntemleri ve Görevleri

Alt Komiteler
MADDE 12 - (1) Organizasyon Komitesi, etkinlik çalışmalarının düzenliliği ve verimliliği açısından alt komiteler oluşturur. Bu Yönetmelik’te ayrıca belirlenenler dışında kalan alt komite başkanları Yönetmeliğin 9 uncu maddesine göre belirlenir.  Her alt komite, kendi üyeleri arasından bir Raportör seçer.
Alt Komiteler şunlardır:
1. Bilimsel Komite,
2. Fuar/sergi Komitesi,
3. Kayıt Komitesi,
4. Sosyal Komite,
5. Teknik Komite,
6. Halkla ilişkiler Komitesi,
7. Basım-Yayım Komitesi,
8. Mali Komite,
9. Meslek Sorunları Araştırma Komitesi,
10.Dış İlişkiler Komitesi.

İhtiyaç halinde MYK onayı ile başka alt komiteler kurulabilir veya sayıları azaltılabilir.

Alt Komitelerin Oluşumu
MADDE 13 - (1) Alt komitede görev alacaklar, özel olarak düzenlenmemiş ise, Organizasyon Komitesi tarafından belirlenir.
Alt komiteler, mümkün oldukça etkinlik yapılacak oda bölgesinde bulunan kişiler arasından belirlenen en az üç kişiden oluşturulur. Alt komitenin üye sayısındaki azalmalar, alt komite başkanının teklifi, Organizasyon Komitesinin onayı ile tamamlanır ve MYK’ya bilgi verilir.

Alt Komitelerin Çalışma Yöntemi
MADDE 14 - (1) Alt komiteler, en az ayda bir kez toplanır. Alt Komite Başkanının daveti üzerine olağanüstü toplantı yapılabilir.
(2) Komite toplantıları üye tam sayısının en az yarısının bir fazlası ile yapılır, kararlar, hazır bulunanların çoğunluğu ile alınır. Eşitlik halinde alt komite başkanının taraf bulunduğu görüş yönünde karar verilmiş sayılır.
(3) Mazeretsiz olarak üst üste üç olağan toplantıya katılmayan üyenin üyeliği düşer.
(4) Alt komitenin kararları, raportör tarafından, her sayfası numaralandırılmış ve Oda mührü ile onaylanmış Alt Komite Karar Defterine kaydedilir. Alt Komite Karar Defteri MYK tarafından oluşturulan elektronik sistemde dijital olarak da tutulabilir.
(5) Alınan kararlar, toplantı sonrası Organizasyon Komitesine yazılı olarak sunulur. Bu kararlar, Organizasyon Komitesinin onayından sonra uygulanabilir.

Bilimsel Komitenin Oluşumu
MADDE  15 - (1) Uluslararası Kongrelerde, Bilimsel Komite üyeleri, TDB MYK tarafından belirlenen; TDB Akademi, TDB Eğitim Komisyonu, TDB SDE Yüksek Kurulu ve MYK sorumlusu ile organizasyon komitesi tarafından belirlenen sekiz kişi olmak üzere toplam on iki üyeden oluşur.
(2) Bilimsel Komite, Uluslararası Sempozyumlarda, MYK tarafından belirlenen 2, Organizasyon Komitesi tarafından belirlenen en az 3 olmak üzere 5 kişiden oluşur.
(3) İhtiyaç halinde, işlenecek konulara göre Bilimsel Komite üye sayısı Organizasyon Komitesinin teklifi ve MYK’nın onayı ile arttırılabilir.

Bilimsel Komitenin Görev ve Yetkileri
MADDE 16 - (1) Bilimsel Komitenin görev ve yetkileri şunlardır:
a) Etkinlik bilimsel program taslağını hazırlamak,
b) Etkinlik bilimsel takvimini hazırlamak,
c) Bildiri özetlerini inceleyip uygunluğunu onaylamak veya reddetmek; bu kararı bildiri sunu­cusuna iletilmek üzere Organizasyon Komitesi`ne sunmak,
ç) Kabul edilen bildiri özetlerini düzenli olarak Organizasyon Komitesine iletmek,
d) Bilimsel programı, programın konuşmacılarını ve oturum başkanlarını Organizasyon Komitesi’ne sunmak,
e) Etkinlik kitapçığında yer alacak bilimsel programın bütün detaylarını etkinlik tarihinden en az iki ay önce Organizasyon Komitesine ve Basım-Yayım Komitesi`ne iletmek.
f) Davet edilecek yurtiçi ve yurtdışı konuşmacıları belirlemek, istenen konuşma konusu, süresi ve hangi masraflarının karşılanacağını belirten davet mektuplarını hazırlamak,
g) Konuşmacılardan, belirlenen takvime göre konuşma özetleri ve biyografileri istemek.
ğ) Serbest bildiri özet formlarını, belirlenen etkinlik dillerinde, başlık, hazırlayan, unvan ve sunucu gibi tüm detayları içerecek şekilde hazırlamak.
h) Serbest bildirisi kabul edilenlerin, etkinlik kaydını yaptırması gerektiğini bir yazı ile bildirmek,
ı) Bilimsel Komite etkinlik kitapçığının basımı sırasında Basım-Yayım Komitesi ile birlikte yazıların doğruluğunu kontrol etmek.
i) Konuşmacıların, karşılama, ulaşım ve konaklama ile ilgili bilgileri organizasyon komitesine iletmek,
j) Posterlerin, belirlenen alanlara, düzenli bir şekilde yerleştirilmesini sağlamak,
k) Her salona, doğabilecek aksaklıklara anında müdahale amacıyla bir bilimsel sorumlu görevlendirmek,
l) Konuşma konularının seçiminde, bilimselliği gözeterek muayenehane pratiğine yönelik olmasına özen göstermek,
m) Konuları, güncel ve farklı alanlardan belirlemek,
n) Konuşmacıların farklı fakültelerden olmasını gözetmek,
o) Salonların teknik donanımı ile ilgili detaylı bilgileri teknik komiteden alarak sunuculara iletmek,
ö) Oturumların zamanında başlayıp, zamanında bitirilmesini sağlamak,
p) Eş zamanlı tercümanların seçimini organize etmek.
(2) Bu maddenin (f) bendinde belirtilen yetki, ancak Organizasyon Komitesinin onayı ile kullanılabilir.

Fuar/Sergi Komitesinin Görevleri
MADDE 17 - (1) Fuar/sergi Komitesinin görev ve yetkileri şunlardır:
a) Etkinlik tarihinde yapılacak fuarlar/sergiler ile ilgili stant ücretleri konusunda bilgi toplayıp Or­ganizasyon Komitesi`ne sunmak,
b) Fuar/sergi ile ilgili çalışma programını takvimlendirerek Organizasyon Komitesi`ne sunmak,
c) Fuar/sergi stant sözleşmesini, giriş-çıkış gün ve saatlerini belirterek hazırlamak, güncellemek ve Organizasyon Komitesi`ne sunmak,
ç) Yazılı ve sanal ortamlarda fuar/sergi ile ilgili yayımlanması düşünülen konuları saptamak ve Organizasyon Komitesine sunmak,
d) Fuar/sergi alanındaki elektrik, su, iklimlendirme, tuvalet, yiyecek, içecek, danışma, güvenlik, temizlik, host-hostes hizmeti, çiçek, müzik anons sistemi, internet, kargo, masa, sandalye temini gibi her türlü ihtiyacı karşılayacak önlemleri almak,
e) Fuar/sergi alanı ile ilgili yerleşim planları hazırlayarak Organizasyon Komitesine sunmak,
f) Firmalardan alınacak olan fuar/sergi katılım ücretlerinin tahsili için Organizasyon Komitesi ile birlikte çalışma yapmak,
g) Firmalara verilecek katılım sertifikaları ve firma görevlisi yaka kartları ile sponsor firmalara verilecek plaketlerin hazırlanmasını Organizasyon Komitesi ile birlikte sağlamak,
ğ) Fuara/sergiye katılacak firmaların ihtiyaçlarını belirlemek ve temin etmek, fuar/sergi sırasında sürekli gözetim yaparak ihtiyaçları gidermek,
h) Fuar/sergi alanının teslimi, sökümü ve boşaltılmasını sorunsuz olarak sağlamak ve boşaltılan alanları bir tutanakla teslim almak,
ı) Firmaların ihtiyaç duyacağı bir depo alanı temin etmek,
i) Taşımalarda yardımcı olmak amacıyla, ihtiyacı karşılayacak gerekli personel ve teknik ekipmanı bulundurmak.

Kayıt Komitesinin Görevleri
MADDE 18 - (1) Kayıt Komitesinin görev ve yetkileri şunlardır:
a) Etkinlikte kullanılacak kayıt işlemleriyle ilgili online programlarını güncellemek, mali komite ile birlikte, kayıt türlerine göre ücretlendirme çalışması yapmak ve Organizasyon Komitesine sunmak,
b) Etkinlik öncesinde ön kayıt işlemlerinin düzenli yapılmasını sağlamak ve ön kayıt yaptıranlara “Kaydınız yapılmıştır” bildirimi ile ücret alındı belgesi göndermek,
c) Katılımcı, kurs katılımcısı, oturum başkanı, konuşmacı, panelist, görevli, firma yetkilileri, refakatçi gibi ayrı kategorilerdeki yaka kartlarını ve katılımcı sertifikalarını hazırlamak ve Organizasyon Komitesine sunmak,
ç) Ön kayıt yaptıranların kartlarını hazırlamak,
d) Etkinlik paketini (çanta ve içeriği gibi) Organizasyon Komitesinin onayını alarak hazırlamak,
e) Kayıtta görev alacak elemanların önceden eğitimlerini sağlamak,
f) Kayıtta kullanılacak bilgisayar, bilgisayar programı ve kullanıcılarının teminini sağlamak,
g) Etkinlik sırasındaki kayıt işlemlerini gerçekleştirmek,
ğ) Etkinlik sırasında ve sonrasında kayıtla ilgili bilgileri düzenli olarak Organizasyon Komitesi ile paylaşmak,
h) Konaklama isteyen katılımcıların konaklama bilgilerini bildirmesini sağlamak,
ı) Etkinlik ile ilgili anketler hazırlamak ve Organizasyon Komitesine sunmak,
i) Etkinlik alanına giriş-çıkışları birikime neden olmayacak şekilde düzenlemek,
j) Etkinliğe gelen misafirlerin karşılanmasında Organizasyon Komitesine yardımcı olmak,
k) Yaka kartı, çanta ve katılım sertifikalarını dağıtmak,

Sosyal Komitenin Görevleri
MADDE 19 - (1) Sosyal Komitenin görev ve yetkileri şunlardır:
a) Etkinlik öncesinde, süresince ve sonrasındaki sosyal etkinlikleri, Organizasyon Komitesi bilgisi dahilinde planlamak, gerçekleştirmek ve etkinlik ile ilgili törenleri hazırlamak,
b) Etkinlik sosyal programının sorumlularını tespit etmek,
c) Sosyal etkinliklerle ilgili davetiyeleri hazırlamak ve Organizasyon Komitesine sunmak, dağıtımını sağlamak,
ç) Açılış- kapanış törenleri ve diğer sosyal etkinliklerin yapılacağı salonların düzenlenmesini protokole uygun olarak yapmak,
d) Verilecek çeşitli ödül ve hediyeleri temin ederek Organizasyon Komitesi ile paylaşmak ve törenlerde görev alacak elemanların eğitimini sağlamak,
e) Etkinliğin tüm ulaşımını ve transferlerini Organizasyon Komitesi ile birlikte organize etmek,
f) Refakatçilerle ilgili programlar düzenlemek,
g) Açılış, kapanış gibi etkinliklerin sunucularını belirleyip Organizasyon Komitesinin onayına sunmak,
ğ) Host-Hostes Kongre giysilerinin hazırlanmasını sağlamak,
h) Etkinlikte yer alacak sanatçı, sosyal konuşmacı ve benzeri kişilerin planlamasını yapmak ve Organizasyon Komitesine sunmak,
ı) Etkinlik yemekleri, çay kahve ikramları, imza törenleri, söyleşi ve diğer sosyal etkinlikleri planlamak; Organizasyon Komitesi onayından sonra gerçekleştirmek,
i) Gezileri belirlemek ve organize ederek Organizasyon Komitesine sunmak.

Teknik Komitenin Görevleri
MADDE 20 - (1) Teknik Komitenin görev ve yetkileri şunlardır:
a) Etkinlik ve sergi salonlarının teknik donanımı, pankart, flama, standların teknik ihtiyaçları ile iç düzeni, perdeler, telsiz ve telefonları, internet alt yapısı, gezici mikrofon, ışıklı gösterici, kürsü, her türlü görüntü ve ses sistemleri, teknik elemanların temini ile iletişim hizmet­lerini düzenlemek,
b) Etkinliğin tüm teknik ihtiyaçları ile ilgili olarak gerekli protokolleri Organizasyon Komitesi onayı ile hazırlamak ve teknik donanımla ilgili detayları diğer komitelerle paylaşmak,
c) Teknik malzemeleri kullanacak personelin eğitimini sağlamak,
ç) Konuşmacıların, sunum hazırlık odasındaki ihtiyaçlarını temin etmek,
d) Oturumlar öncesinde, konuşmacı ve oturum başkanı ile ilgili hazırlıkları (su, kağıt, kalem ve benzeri) zamanında yapmak,
e) Etkinlik tanıtımı amaçlı asılacak; bayrak, afiş, flama, pankart gibi malzemelerin ilgili yerlere zamanında asılmalarını ve toplanmasını sağlamak,
f) Simültane tercüme sisteminin düzenini sağlamak,
g) Salonların uygun şekilde iklimlendirmesini sağlamak,
ğ) Etkinlikle ilgili kayıt ve arşiv işlemlerini gerçekleştirmek.

Halkla İlişkiler Komitesinin Görevleri
MADDE  21 - (1) Halkla İlişkiler Komitesinin görev ve yetkileri şunlardır:
a) Etkinlik öncesinde ve süresince,  etkinlikleri dişhekimlerine ve topluma duyurmak, toplum yararına olan gelişmeler konusunda kamuoyu oluşturmak için başta Organizasyon Komitesi olmak üzere kurum içinde ilgili kurul ve komisyonlarla işbirliği içinde çalışmak,
b) Etkinlik öncesi, sırası ve sonrasında düşünülen törenler hakkında medyayı bilgilendirmek, medya mensuplarını karşılamak ve ağırlamak,
c) Basın bildirilerini hazırlayarak yazılı ve görsel medyaya iletmek ve sosyal medyada paylaşmak,
ç) Etkinlik öncesi ve sırasındaki basın toplantılarını düzenlemek,
d) Etkinlik sırasında çıkarılacak bülten, gazete gibi duyuruların haberlerini toplayarak basım-yayım komitesine aktarmak,
e) Etkinliğe ait topluma yönelik bilgilendirmelerin takipçisi olmak.

Basım-Yayım Komitesinin Görevleri
MADDE 22 - (1) Basım-Yayım Komitesinin görev ve yetkileri şunlardır:
a) Etkinlik ile ilgili her türlü baskı ve yayım işlerini düzenlemek,
b) Organizasyon Komitesi tarafından belirlenen her türlü baskı işlerinin takipçisi olmak,
c) Davetiyeler, duyurular, fuar/sergi sözleşmeleri, antetli kağıtlar, zarflar, afişler, fuar/sergi katalogları, bildiri özetleri kitabı, çay-kahve, yemek fişleri, program kitapları, yaka kartları, katılım sertifikaları, bülten veya gazete gibi tüm basılı evrakın çıkmasını sağlamak.

Mali Komitenin Görevleri
MADDE 23 - (1) Mali Komitenin görev ve yetkileri şunlardır:
a) Etkinlik ile ilgili olarak her türlü mali işlemleri yürütmek,
b) Etkinlik gelir ve giderlerini, üzerinde kongre logosu basılı olan gelir ve gider makbuz­larına işlemek,
c) Etkinlik tahmini bütçesini hazırlayıp Organizasyon Komitesi`ne sunmak,
ç) Yönetmelikte belirlenen harcama yetkisine göre belgeleri düzenlemek ve ilgili defterlere işlenmesini sağlamak,
d) Mali tabloyu her ay Organizasyon Komitesi`ne bildirmek,
e) Etkinlik harcamalarına dair makbuz, fatura, gider pusulası ve benzeri belgeleri Organizasyon Komitesi Başkanı ile beraber imzalamak,
f) Mali işlere ait Etkinlik ile ilgili sözleşmeleri dosyalamak, bir örneğini Organizasyon Komitesine sunmak,
g) Gelir ve giderleri takvimlendiren bir tablo hazırlayıp Organizasyon Komitesine sunmak,
ğ) Meslek Sorunları Sempozyumu harcamalarına ait mali tabloyu tutmak ve Organizasyon Komitesine sunmak,
h) Etkinlik sonunda hesapları rapor halinde Organizasyon Komitesine sunmak.

Meslek Sorunları Komitesi`nin Oluşumu ve Görevleri
MADDE 24 - (1) Meslek Sorunları Komitesi, dördü MYK, biri Organizasyon Komitesi tarafından belirlenen toplam beş kişiden oluşturulur. Komite Başka­nı, MYK tarafından görevlendirilir. İhtiyaç halinde, Komite üye sayısı MYK tarafından artırılabilir.
(2) Komitenin görevleri şunlardır:
a) MYK’nın belirlediği konulara göre Çalışma Programı hazırlamak ve Organizasyon Komitesi`ne bildirmek,
b) Konuşmacıları ve oturum başkanlarını Organi­zasyon Komitesi`ne bildirmek,
c) Meslek Sorunları Sempozyumunun ger­çekleşmesi için gerekli çalışmaları yapmak,
ç) Konuşmacılara verilecek belgeleri hazırlayarak MYK’ya sunmak ve konuşmacılara takdim etmek ya da verilmesini sağlamak,
d) Sempozyumun mali planlamasını Organizasyon Komitesi ile birlikte yapmak,
e) Açılış ve kapanış programlarının organizasyonunu yaparak MYK’ya sunmak,
f) Çalışma gruplarının raporlarını hazırlayıp MYK’ya sunmak.

Dış İlişkiler Komitesinin Oluşumu ve Görevleri
MADDE 25 - (1) Dış İlişkiler Komitesi, TDB Dış İlişkiler Komisyonu, MYK ve Oda tarafından belirlenen birer üye olmak üzere toplam üç kişiden oluşur.İhtiyaç halinde, Komite üye sayısı MYK tarafından artırılabilir.
(2) Komitenin görevleri şunlardır:
a) Komşu ülkeler platformu vb toplantıların organizasyonu yapmak ve MYK onayına sunmak,
b) Yabancı ülke birlik başkanları, FDI ve ERO temsilcilerinin katılımları ile ilgili çalışmalar yapmak, MYK onayına sunmak,
c) Toplantılar sonrası çalışmaları rapor halinde MYK ya bildirmek.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Mali Hükümler

Kongre Gelirleri
MADDE 26 - (1) Kongre gelirleri şunlardır:
a) Sponsor gelirleri,
b) Kongre kayıt gelirleri,
c) Fuar/sergi stant gelirleri,
ç) Sosyal etkinlik gelirleri,
d) Reklam gelirleri,
e) Diğer gelirler.

Etkinlik Gelirlerinin Paylaşımı
MADDE 27 - (1) Uluslararası kongrelerde; giderler ve üçüncü taraflara ödenen paylar ile vergiler düştükten sonra bulunan Kongre net gelirinin  %15’i TDB Yardımlaşma Fonuna, %67’si TDB’ye ve  %18’i de Kongreyi yapan Odaya, Kongre bitim tarihinden başlayarak en geç 3 ay içinde Organizasyon Komitesi tarafından aktarılır.
(2)TDB, kendisine kalan %67 Kongre gelirinin %35’ini üye sayısı 300’den az olan Odalara eşit olarak dağıtır.
(3) Uluslararası sempozyumlarda, giderler veüçüncü taraflara ödenen paylar ile vergiler düştükten sonra bulunan etkinlik net gelirinin %50’si TDB’ye, %40’ı etkinliği yapan Odaya/Odalara, kalan %10 pay da TDB Yardımlaşma Fonuna, etkinlik bitim tarihinden başlayarak en geç 3 ay içinde Organizasyon Komitesi tarafından aktarılır.

MSS Giderlerinin Karşılanması
MADDE 28 - (1) MSS’nin uluslararası kongrenin öncesi veya sonrasında yapılması halinde MSS harcamaları kongre bütçesinden karşılanır. MSS’nin bu Yönetmelik kapsamındaki diğer etkinliklerin öncesi veya sonrasında yapılması halinde MSS harcamaları TDB bütçesinden karşılanır. 

Mali Denetim
MADDE 29 - (1) MYK, etkinlik hesaplarının denetçi tarafından incelenip raporlanmasına karar verebilir. Bu yönde karar verildiğinde, istenen bütün kayıt ve belgeler ilgililer tarafından en geç yedi iş günü içinde denetçiye sunulur. Denetçi gideri etkinlik bütçesinden karşılanır. Bu maddenin uygulanmasına ilişkin yönerge iki ay içinde çıkartılır.

ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli Hükümler

MADDE  30 - (1)  Bütün etkinliklerde aşağıdaki kurallar uygulanır:
a) Etkinlik Başkanı, TDB Genel Başkanıdır.
b) MYK, gerek görür ise Organizasyon Komitesi toplantılarına katılabilir veya Organizasyon Komitesi ile ortak toplantılar yapabilir. Bu toplantılara ilişkin toplantı salonu ile katılımcıların yol, konaklama, yiyecek, içecek ve transfer bedelleri etkinlik bütçesinden karşılanır.
c) Etkinlik hesapları ve mali işleri TDB Kongre ve Fuar Organizasyonu Limited Şirketi üzerinden yapılır.
ç) Açılış ve kapanış törenlerinde, TDB Genel Başkanı ve Organizasyon Komitesi Başkanı ile MYK’nın belirleyeceği kişiler konuşma yapar.
d) Meslek Sorunları Sempozyumu’nun açılış ve kapanış törenlerinde TDB Genel Başkanı ile sorumlu MYK üyesi ve ev sahibi Oda Başkanı konuşur.
e) MYK ve Merkez Denetleme Kurulu üyelerinin Meslek Sorunları Sempozyumu ve Bilimsel bölüme kayıtları ücretsiz yapılır; yol, konaklama, yiyecek, içecek ve transfer bedelleri etkinlik bütçesinden karşılanır.
f) Geçmiş dönem TDB Başkanları ve Genel Sekreterlerinin kongre kayıtları ücretsiz yapılır; yol ve iki gece konaklama ücretleri kongre bütçesinden karşılanır.
g) TDB Disiplin Kurulu üyelerinin kongre kayıtları ücretsiz yapılır; iki günlük konaklamaları kongre bütçesinden karşılanır.
ğ) Dişhekimliği Fakültesi dekanlarının kongre kayıtları ücretsiz olarak yapılır.
h) SDE Yüksek Kurulu Başkanının kongre kaydı ücretsiz yapılır, yol ve iki gece konaklama ücreti kongre bütçesinden karşılanır.
ı) Geçmiş dönem Kongre Organizasyon Komitesi Başkan ve Genel Sekreterlerinin kongre kayıtları ücretsiz yapılır.
i) Etkinliği yapan Oda organlarında görevli olanlar ile Genel Kurul delegeleri ve Organizasyon Komitesi üyelerinin etkinlik kayıtları ücretsiz yapılır.
j) Odaların görevdeki Yönetim Kurulu, Denetleme Kurulu, Disiplin Kurulu üyeleri ile delegeleri kongre kayıt ücretinin yarısını ödeyerek katılabilirler. Seçim yapılan yıllarda yapılan kongrelerde, seçimden önceki organ üyeleri ile delegeler de kongre kayıt ücretinin yarısını öderler.
k) Türk Dişhekimleri Vakfı Yönetim Kurulu Üyeleri, kongre kayıt ücretinin yarısını öderler.
l) Meslek Sorunları Sempozyumu katılımcılarının iki günlük konaklama ve yol ücretleri kongre bütçesinden karşılanır.
m) Meslek Sorunları Sempozyumu ve bilimsel bölüme TDB’nin özel olarak davet ettiği konukların yol, konaklama, yemek ve transfer bedelleri Kongre bütçesinden karşılanır.
n) Bilimsel bölüme katılan yerli ve yabancı konuşmacıların yol, konaklama, yemek ve transfer ücretleri Kongre bütçesinden karşılanır.
o) Etkinliği yapacak oda ile TDB arasında protokol imzalanır.
ö) Uluslararası Sempozyumlarda indirimli katılım grupları, Organizasyon Komitesinin teklifi ve MYK’nın onayı ile belirlenir.
p) Bu Yönetmeliğin on birinci maddesinin (ç) bendine göre Organizasyon Komitesi`nin MYK’ya sunduğu raporlar, MYK tarafından uygun vasıtalarla diğer odalarla paylaşılır.
r) Bu Yönetmelik kapsamındaki etkinliğin yapıldığı yerdeki oda tarafından veya bu oda bölgesinde,  etkinlik tarihinin öncesindeki dört ay ve sonrasındaki dört ay içinde başka bir ulusal ve uluslararası kongre, fuar/sergi veya sempozyum yapılmaz.

Özel Organizasyonlar
MADDE 31 - (1) Etkinlikler, dişhekimliği mesleğinin önemli tarihleri veya TDB’nin yahut Türkiye Cumhuriyeti’nin kuruluş tarihlerinin 25., 50., 100. yılları gibi yıl dönümlerinde MYK tarafından belirlenen yer veya yerlerde doğrudan MYK tarafından ilgili Oda ile birlikte yapılır. İlgili Odanın Kongre ve Fuar Organizasyonu görevini kabul etmediğini yazılı olarak bildirdiğinde bu etkinlik MYK tarafından doğrudan yapılır.
(2) Kongre ve fuarın/serginin MYK tarafından Oda ile birlikte yapılması halinde gelir paylaşımı yirmi yedinci maddenin birinci ve ikinci fıkrasına göre yapılır.
(3) Kongre ve fuarın/serginin MYK tarafından doğrudan yapılması halinde gelir paylaşımı aşağıdaki gibi yapılır. Giderler ve üçüncü taraflara ödenen paylar ile vergiler düştükten sonra bulunan net gelirin,
a) Yüzde 50’si TDB’ye,
b) Yüzde 15’i TDB Yardımlaşma Fonuna,
c) Yüzde 35’i üye sayısı 300’den az olan odalara eşit olarak ödenir.

Yürürlükten Kaldırma
MADDE 32 - (1) 1-2-3 Kasım 1996 tarihinde yapılan TDB 6.Olağan Genel Kurul Kararı ile yürürlüğe girmiş olan Türk Dişhekimleri Birliği Kongre ve Fuar Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Geçici Madde 1- (1) Daha önce Diyarbakır Dişhekimleri Odası tarafından yapılmasına karar verilen ancak pandemi nedeniyle gerçekleştirilemeyen Uluslararası Kongre, Odanın talebi halinde, MYK Kararıyla, 2024 veya 2025 yılında gerçekleştirilir. Bu Kongrenin gelir paylaşımı 32. madde ile yürürlükten kaldırılmış olan Yönetmelik hükümlerine göre yapılır.

Yürürlük
MADDE 33 - (1) Bu Yönetmelik, Genel Kurul tarafından kabul edildiği 29.10.2022 tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE  34 - (1) Bu Yönetmelik hükümleri, MYK ve oda yönetim kurulları tarafından yürütülür.